Un ensemble de fiches pratiques Vos Droits et Démarches (environ 3000) est disponible sur « Service-Public.fr ». Ces documents veulent apporter aux usagers une information de premier niveau et faciliter leurs démarches administratives au quotidien. Les fiches référencent les liens vers les ressources utiles (formulaires, télé-services, textes de références, sites Internet publics, etc.) pour orienter les usagers et apportent des réponses claires aux questions fréquemment posées.
Tous les formulaires nécessaires sont disponibles en mairie et/ou accessibles sur « Service-Public.fr ».
Charges à payer par le locataire (charges "locatives" ou "récupérables")
Vérifié le 01 septembre 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses dues par le locataire, mais initialement payées par le propriétaire. Le propriétaire se fait rembourser ces dépenses par le locataire. Selon le type de bail d'habitation (bail mobilité ou non) le paiement des charges, par le locataire au propriétaire, peut se faire soit par le versement de provisions pour charges avec régularisation annuelle, soit par forfait.
Logement loué vide
Logement loué meublé
Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses payées initialement par le propriétaire. Le propriétaire se fait rembourser par le locataire.
Exemple
Employé d'immeuble (non logé sur place) ou gardien/concierge (habitant sur place)
Le salaire versé à l'employé d'immeuble, et les charges sociales et fiscales qui y sont liées, sont récupérables en totalité (à 100 %) par le propriétaire.
Mais certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :
Salaire en nature
Intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise
Indemnités et primes de départ à la retraite
Indemnités de licenciement
Cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise
Participation de l'employeur au comité d'entreprise
Participation de l'employeur à l'effort de construction
Cotisation à la médecine du travail
Le salaire versé au gardien et les charges sociales et fiscales qui y sont liées sont récupérables par le propriétaire à :
75 % de leur montant, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles,
40 % de leur montant, s'il n'assure que l'une ou l'autre des ces 2 tâches.
Toutefois, certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :
Salaire en nature
Intéressement et participation aux bénéfices de l'entreprise
Indemnités et primes de départ à la retraite
Indemnités de licenciement
Cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise
Participation de l'employeur au comité d'entreprise
Participation de l'employeur à l'effort de construction
Cotisation à la médecine du travail
Ascenseurs et monte-charge
Certaines dépenses concernant l'ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire. Notamment :
Électricité
Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)
Fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)
Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles
À savoir
Le contrôle technique à réaliser tous les 5 ans n'est pas une charge récupérable par le propriétaire.
Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
Certaines dépenses concernant l'eau et le chauffage sont récupérables sur le locataire, notamment :
Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants
Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration
Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs
Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau
Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature
Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée
Réparation des fuites sur joints
Installations individuelles
Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment les éléments suivants :
Chauffage et production d'eau chaude
Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau)
Parties communes intérieures
Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l'immeuble concernent notamment celles concernant les éléments suivants :
Électricité
Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection
Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures
Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur
Frais de personnel d'entretien
Espaces extérieurs
Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d'exploitation et d'entretien des éléments suivants :
Voies de circulation
Aires de stationnement
Abords des espaces verts
Équipements de jeux pour enfants
Taxes et redevances
Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les suivantes :
dans le cas d'un logement social (exemple : HLM), cette liste peut être complétée par un accord collectif.
Le paiement des charges se fait par provisions (avances régulières de même montant) avec régularisation annuelle.
Le montant des charges récupérées par le propriétaire doit être justifié.
Provisions et justificatifs
Les provisions pour charges mensuelles sont fixées sur la base :
des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges
ou, si le logement est situé dans un immeuble en copropriété, du budget prévisionnel.
Régularisation annuelle et justificatifs
Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :
le total des provisions déjà demandées par le propriétaire au locataire
avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.
Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le propriétaire demande un complément.
Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit communiquer au locataire les informations suivantes :
Décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
Mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif
Note d'information sur le mode de calcul liés au chauffage et à la production d'eau chaude
Sur demande du locataire, le propriétaire transmet le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.
Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.
À savoir
En cas de difficultés à payer ses charges, le locataire peut demander au propriétaire des délais de paiement. Si le locataire et le propriétaire ont du mal à se parler, il est possible de faire appel (gratuitement) à un conciliateur de justice pour qu'il les aide à trouver ensemble la meilleure solution.
Régularisation tardive
Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans le paiement des charges ou des loyers, y compris après le départ définitif du locataire du logement.
Par exemple, des charges datant de juillet 2021 peuvent être réclamées par le propriétaire jusqu'en juillet 2024.
À savoir
Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et souhaite se faire rembourser le trop versé.
La régularisation tardive des charges est possible quelles qu'en soient la cause :
Oubli
Ignorance
Négligence
Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère qu'il est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire dans l'exécution du bail (par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu).
Lorsque la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.
Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :
Modèle de document Lettre pour demander un délai pour payer un rappel de charges locatives important
Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses payées initialement par le propriétaire. Le propriétaire se fait rembourser par le locataire.
Exemple
Ascenseurs et monte-charge
Certaines dépenses concernant l'ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire. Notamment :
Électricité
Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)
Fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)
Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles
À savoir
Le contrôle technique à réaliser tous les 5 ans n'est pas une charge récupérable par le propriétaire.
Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
Certaines dépenses concernant l'eau et le chauffage sont récupérables sur le locataire, notamment :
Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants
Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration
Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs
Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau
Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature
Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée
Réparation des fuites sur joints
Installations individuelles
Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment les éléments suivants :
Chauffage et production d'eau chaude
Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau)
Parties communes intérieures
Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l'immeuble concernent notamment celles concernant les éléments suivants :
Électricité
Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection
Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures
Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur
Frais de personnel d'entretien
Espaces extérieurs
Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d'exploitation et d'entretien des éléments suivants :
Voies de circulation
Aires de stationnement
Abords des espaces verts
Équipements de jeux pour enfants
Taxes et redevances
Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les suivantes :
Le type de bail détermine en partie le mode de paiement des charges récupérables :
Dans le cas d'un bail mobilité, les charges locatives sont payées au propriétaire sous la forme d'un forfait versé simultanément au loyer.
Le montant du forfait doit être inscrit dans le bail. Il ne peut pas être manifestement disproportionné au regard du montant de charges appliqué au précédent locataire.
Le forfait ne peut pas donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure.
Son versement est fait en même temps que le loyer. La périodicité est prévue dans le bail.
Le montant des charges récupérées par le propriétaire doit être justifié.
Provisions et justificatifs
Les provisions pour charges mensuelles sont fixées sur la base :
des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges
ou, si le logement est situé dans un immeuble en copropriété, du budget prévisionnel.
Régularisation annuelle et justificatifs
Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :
le total des provisions déjà demandées par le propriétaire au locataire
avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.
Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le propriétaire demande un complément.
Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit communiquer au locataire les informations suivantes :
Décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
Mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif
Note d'information sur le mode de calcul liés au chauffage et à la production d'eau chaude
Sur demande du locataire, le propriétaire transmet le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.
Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.
À savoir
En cas de difficultés à payer ses charges, le locataire peut demander au propriétaire des délais de paiement. Si le locataire et le propriétaire ont du mal à se parler, il est possible de faire appel (gratuitement) à un conciliateur de justice pour qu'il les aide à trouver ensemble la meilleure solution.
Régularisation tardive
Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans le paiement des charges ou des loyers, y compris après le départ définitif du locataire du logement.
Par exemple, des charges datant de juillet 2021 peuvent être réclamées par le propriétaire jusqu'en juillet 2024.
À savoir
Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et souhaite se faire rembourser le trop versé.
La régularisation tardive des charges est possible quelles qu'en soient la cause :
Oubli
Ignorance
Négligence
Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère qu'il est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire dans l'exécution du bail (par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu).
Lorsque la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.
Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :
Modèle de document Lettre pour demander un délai pour payer un rappel de charges locatives important
En cas de difficultés à payer ses charges, le locataire peut demander au propriétaire des délais de paiement. Si le locataire et le propriétaire ont du mal à se parler, il est possible de faire appel (gratuitement) à un conciliateur de justice pour qu'il les aide à trouver ensemble la meilleure solution.
Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû.
Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et souhaite se faire rembourser le trop versé.
Par exemple, une dette de loyer (ou de charges) datant de juillet 2021 peut être réclamée jusqu'en juillet 2024.
